Alasan menggunakan Sistem Basis Data

SISTEM BASIS DATA

DEFINISI SISTEM BASIS DATA

Basis               : markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul.

Data                : representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu object seperti manusia, barang,      hewan dll yang direkam dalam bentuk angka, huruf, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya  

Basis  Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data.

ALASAN MENGAPA MENGGUNAKAN SISTEM BASIS DATA 

Banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data. Berikut ini alasan mengapa

kita menggunakan sistem basis data:

1.               Keuntungan Basis Data secara elektronik  

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed). 

          Mesin mampu mengambil dan mengolah informasi jauh lebih cepat dibandingkan dengan      manusia. Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

·                  Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space). Data dikodekan secara elektronik dan disimpan dalam sebuah media. Misalnya:
1 char = 1 byte
→ HDD 10 GB = ± 10 milyar char
→ 1 hal = 1000 char
 HDD 10 GB = 10 juta halaman

2.               Kebersamaan pemakai
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya.

3.                Pemusatan control data
karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

4.                Efesiensi ruang penyimpanan (space)
Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan.

5.                Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.

6.                Ketersediaan (availability)
Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.

7.              Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.

8.              Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru
Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna.

9.                Pemakain secara langsung
Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan fasilitas ini adalah user yang sudah ahli, atau database administrator.

10.            Kebebasan data (Data Independence)
Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.

11.             User view
Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk memasukan data penjualan . berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk menganalisa data akutansinya.Basis data mampu memberikan layanan organisasi seperti ini.

Kerugian sistem basis data, antara lain sebagai berikut :
1. Mahal

• Diperlukan hardware tambahan
• CPU yang lebih besar
• Terminal yang lebih banyak
• Alat untuk komunikasi

• Biaya performance yang lebih besar
• Listrik
• Personil yang lebih tinggi klasifikasinya
• Biaya telekomunikasi yang antar lokasi / kota

2.    Kompleks

3.     Prosedur Backup & Recovery sulit

KEUNTUNGAN DAN KEKURANGAN SISTEM BASIS DATA

Keuntungan sistem basis data :

1.             Terkontrolnya kerangkapan data
Dalam basis data hanya mencantumkan satu kali saja field yang sama yang dapat dipakai oleh semua aplikasi yang memerlukannya.

2.             Terpeliharanya keselarasan (ke-konsistenan) data
Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan

3.             Data dapat dipakai secara bersama (shared)
Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secara batch maupun on-line) pada saat bersamaan.

4.             Dapat diterapkan standarisasi
Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.

5.             Keamanan data terjamin
DBA dapat memberikan batasan-batasan pengaksesan data, misalnya dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi user (misal : modify, delete, insert, retrieve)

6.             Terpeliharanya integritas data
Jika kerangkapan data dikontrol dan ke konsistenan data dapat dijaga maka data menjadi akurat

7.             Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan) antara kebutuhan data yang berbeda dalam setiap aplikasi
Struktur basis data diatur sedemikian rupa sehingga dapat melayani pengaksesan data dengan cepat

8.             Data independence (kemandirian data)
Dapat digunakan untuk bermacam-macam program aplikasi tanpa harus merubah format data yang sudah ada

Kekurangan sistem basis data :

1.              Timbulnya data rangkap

2.              Kesulitan mengakses data

3.              Masalah keamanan

4.              Data dependence

5.              Data terisonr

6.              Mahal, butuh biaya untuk software hardware dan user yang berkualitas

7.              Kompleks, kemampuan hardware lebih besar, menjadi lebih rumit sehingga membutuhkan keahlian yang lebih tinggi.

8.              Memerlukan tenaga spesialis dalam mengoah data

9.              Memerlukan tempat yang besar

10.           Kerusakan di sistem basis data mempengaruhi departemen yang terkait